Le aziende hanno una propria immagine corporate e desiderano che tale immagine sia utilizzata nei  messaggi di posta inviati dai componenti della propria organizzazione.
E' inoltre necessario aggiungere in calce alle email il disclaimer relativo alla privacy ed informazioni relative a chi spedisce, il ruolo aziendale, i contatti telefonici ecc.

Il sistema di posta IBM Lotus Notes consente, con alcune limitazioni dipendenti dalla versione installata, di gestire centralmente tale firma. CrossXware Mail Signature per Lotus Notes, consente di superare tali limitazioni, permettendo di costruire una "signature" aziendale uniforme, certificata e anche graficamente molto accattivante, composta da logos, disclaimers, componenti grafiche, banners, messaggi promozionali e quant'altro.

Il sistema aggiunge la firma automaticamente quando il messaggio viene spedito ed impedisce al singolo di utilizzare firme a propria discrezione o di modificare la firma aziendale approvata. La firma viene aggiunta quando il messaggio lascia il server di posta, non viene salvata nella singola cartella "sent items", consentendo quindi di risparmiare spazio.

E' possibile definire firme diverse per raggruppamenti aziendali diversi. E' inoltre possibile definire firme diverse, tipicamente mancanti delle componenti grafiche, per la posta interna. 

Per maggiori informazioni visita il sito del produttore cliccando qui.