Il crescente uso delle email per le comunicazioni aziendali, ormai utilizzata a tutti i livelli dell'organizzazione, ha creato il problema di uniformare il modo in cui l'azienda si "presenta" all'esterno.
In aggiunta al contenuto della comunicazione infatti, è necessario per precise disposizioni europee recepite a livello nazionale aggiungere in calce alla email i dati societari ed il disclaimer relativo alla privacy. E' inoltre abitudine comune inserire informazioni relative a chi invia la mail, quali ad esempio il ruolo aziendale, i contatti telefonici personali ecc.

Dopo un momento inziale in cui le aziende hanno "suggerito" ai dipendenti il formato della firma, lasciando però al singolo il compito di provvedere, si è sentita l'esigenza di gestire tale firma centralmente, assicurandone così l'uniformità.

Gli uffici Marketing hanno capito che poteva essere utile approfittare della firma per comunicare iniziative promozionali, informazioni di prodotto e quant'altro. 

I principali sistemi di posta, Micorsoft Exchange e Lotus Notes, forniscono alcune funzionalità che consentono di affrontare il problema, ma con alcune limitazioni. Per superare tali limiti in ambiente Lotus Notes, i tecnici Fabricalab hanno selezionato un prodotto che consente di realizzare una firma pienamente rispondente alle esigenze dei propri Clienti: CrossXware mail signature for Lotus Notes.

CrossXware Mail signature for Lotus Notes è una soluzione per la gestione centralizzata delle "signatures" email. Firme personalizzate e di grande effetto grafico realizzate centralmente, vengono aggiunte dal server subito prima che im messaggi di posta lascino la vostra organizzazione, eliminando la discrezionalità del singolo e proteggendo l'immagine aziendale che viene comunicata all'esterno.